Eine neue Basis für die Erstellung von Printunterlagen
Das Template Publishing System (TPS)

Es klingt wie die Traumvorstellung jedes Verantwortlichen für die Erstellung von Katalogen und Produktinformationen:
Ein Publishing-System, auf das man von jedem Ort der Welt via Internet Zugriff hat. Das keine Software-Investition braucht, außer einem Browser, bei dem Corporate-Design-Vorgaben nicht umgangen werden können, bei dem ganz nebenbei eine aktuelle Bilddatenbank entsteht, auf die jede Niederlassung weltweit Zugriff hat, mit der man selbst aus dem Urlaub den Stand der Dinge überprüfen kann und Bild-, Text- oder Gestaltungsänderungen vornimmt. Ein Publishing-System, das keine teuren DTP-Profis für die Erfassung braucht, das Fremdsprachen-Versionen trotz landesspezifischer Varianten im Handumdrehen realisiert. Das alles ist kein Traum, sondern Realität mit dem neuen Template Publishing System.

Und so sah die Welt vor TPS aus: Wieder sind Änderungen am Layout notwendig. Werbeagentur, Druckerei oder DTP-Studio haben Texte oder Fotos nicht so erstellt oder platziert, wie die eigenen Vorstellungen aussahen, oder eine Produktgruppe hat sich geändert. Also einen Termin koordinieren, sich treffen, abstimmen, korrigieren und das Ergebnis wieder vorlegen oder mailen lassen. Der normale Alltag bei der Erstellung von Katalogen, Dokumentationen etc. Ganz anders die Möglichkeiten des Publi-shing Pool System. Verantwortliche für die Erstellung von Print-Dokumenten sind bis zum Abschluss der Layoutphase nicht nur permanent auf dem letzten Stand der Arbeiten, sondern haben auch fortwährend die Möglichkeit selber korrigierend einzugreifen. Wie perfekt das funktioniert, zeigt das Beispiel des Produkt-Kataloges des Dachspezialisten Klöber, der in Zusammenarbeit mit der Werbeagentur Petzold & Brunecker und Blömeke entstanden ist.

Die Klöber GmbH ist ein Unternehmen der Lafarge Gruppe und einer der führenden Hersteller für Dach- und Wand-Zubehör in Europa. Das Programm ist mit seinen handwerksorientierten Produkten auf dem Markt richtungweisend. Von Ennepetal in Westfalen und Pölzig in Thüringen werden die Produkte über das flächendeckend organisierte Vertriebsnetz europaweit vertrieben. Die hohe Qualität der Erzeugnisse spiegelt sich seit jeher in den werblichen Unterlagen des Unternehmens wider.
Für die wirtschaftliche Erstellung des 100 Seiten starken &Mac226;Product Guide’ wurde das von Blömeke Druck und der Werbeagentur Petzold & Brunecker gemeinsam entwickelte Template Publishing System vorgeschlagen und eingesetzt, wobei das spätere Ergebnis mit internationalem Lob, auch von der Konzern-Mutter in Paris, bedacht wurde.

Hierzu wurden zunächst 20 unterschiedliche Layoutvorlagen für den &Mac226;Product Guide’ durch die Agentur gestaltet. Die Layoutvorlagen – Templates – enthalten definierte Felder für Bilder, Texte und Headlines, die exakt nach dem Corporate Design von Klöber entstanden. Die Templates wurden anschließend in eine Datenbank eingebracht, auf die über das Internet geschützt zugegriffen werden kann. In die Templates können Texte, Headlines oder Fotos eingefügt werden. Um Inhalte in die Templates zu integrieren wird zunächst eines der 20 vorhandenen Templates ausgewählt und mit einem Namen – z.B. „Programm Rovia“ – eindeutig definiert. Von allen relevanten Produkten wurden vorab Fotos erstellt, gescannt, bearbeitet und in einer integrierten Bilddatenbank gespeichert, die ebenfalls über das Internet bedient wird und extern vom Kunden gepflegt werden kann.

Das Handling des Template Publishing System erfolgt nicht durch teure DTP-Profis, sondern durch Mitarbeiter mit einfachen PC-Kenntnissen, die nach einer halbtägigen Einführung mit dem System perfekt vertraut sind.

Die Mitarbeiter wählen zuerst ein Temp-
late aus, benennen die Seite, erfassen oder kopieren die Texte und platzieren die Bilder aus der Bilddatenbank mit einem Klick. Anschließend kann aus dem Browser sofort ein Korrekturabzug ausgedruckt werden. Jeder Mitarbeiter, der auf das passwortgeschützte Template Publishing System Zugriff hat, kann so jederzeit den aktuellen Stand der Arbeiten am Produktkatalog kontrollieren, korrigieren oder ergänzen. Durch einen Status-Vermerk wird die Seite abschließend zur weiteren Bearbeitung für die Mediengruppe Blömeke freigegeben, die alle erfassten Daten mit der TPS-Transfer-Software in das erforderliche Layoutprogramm QuarkXPress konvertiert.

Hierfür wird in QuarkXPress definiert, welche Seiten erstellt werden sollen. Anhand eines Referenzfiles werden ausschließlich die für die ausgewählten Seiten erforderlichen Daten exportiert. In QuarkXPress erfolgen dann der abschließende Feinschliff des Layouts durch die Agentur (Festlegen der exakten Bildausschnitte, Zwangsumbrüche und nachträgliche gestalterische Änderungen) und die Druckvorbereitung der Daten.

Die fertigen Druck-Daten werden als PDF-Files zur abschließenden Druckfreigabe per E-Mail versandt und nach dem Okay auf die Druckplatte kopiert.
Danach geht der Klöber &Mac226;Product Guide’ ganz normal in den Druck: 10.000 Exemplare à 100 Seiten im 80er Raster, mit Klebebindung und einer Abheftvorrichtung mit Stanzform müssen innerhalb von sechs Tagen versandfertig sein. Auch der Einzel- und Paketversand der Kataloge wird durch Blömeke geplant, organisiert und durchgeführt.
Die Vorzüge des Systems liegen auf der Hand: Die Klöber-Mitarbeiter können jederzeit, von jedem Ort aus Einfluss auf die Erstellung des Kataloges nehmen. Es sind kaum Rückfragen an die betreuende Agentur oder Druckerei erforderlich, ob Texte oder Bilder etc. fehlen. Ein kurzer Blick ins Internet und man weiß Bescheid, was auf Tag und Stunde fertig ist oder fehlt.

Eine weitere TPS-Stärke: Eine Software-In-stallation auf den PCs oder dem Server des Kunden ist nicht erforderlich. Der Zugriff auf das TPS erfolgt einfach über einen Webbrowser. Mit dem Browser ist bereits eine erste Beurteilung der Gestaltungsergebnisse möglich (nur die Bild-Ausschnitte und typografischen Feinheiten sind noch offen). So haben Mitarbeiter und Verantwortliche jederzeit das Ergebnis transparent sichtbar auf ihrem PC. Dass das TPS nicht an eine bestimmte Computerplattform gebunden ist, macht es zum universellen Publishing-Tool für jeden Nutzer. „Die Nutzung des Template Publishing System für das Unternehmen Klöber ist ein Beispiel für effizientes Database Publishing“, so Christian Rump, Geschäftsführer der Mediengruppe Blömeke. „Der Zeit- und Kostenvorteil ist enorm, besonders wenn der Katalog bereits im ersten Jahr in mehrere Fremdsprachen übersetzt wird, hat sich die Anfangsinvestition sofort amortisiert.“
Das Template Publishing System zeigt seine besondere Stärke bei fremdsprachigen Katalog-Varianten. Die übersetzten Texte können in vorbereitete landesspezifische &Mac226;Container’ über das Internet direkt in das System kopiert werden. Das spart Zeit und Kosten.

Obwohl das TPS auf langfristige Nutzung ausgelegt ist, haben sich die entstehenden Einstiegskosten durch die kostengünstigen Erfassungs- und Korrekturmöglichkeiten der Folge-Auflagen oder durch Fremdsprachen-Versionen schnell amortisiert. Die Kosten der nächsten Auflagen sinken im Vergleich zu konventionellen Produktionsmethoden erheblich. Darüber hinaus kann die Bilddatenbank auch zentral für andere Zwecke, wie z.B. Pressearbeit, Internet-Auftritt oder Seminare und Vorträge eingesetzt werden und die Gefahr, dass ein veraltetes Bild versehentlich oder aus Unkenntnis veröffentlicht wird, ist ein für alle mal gebannt.

Die Mediengruppe Blömeke verfügt durch diese und weitere Referenzen nicht nur über ein umfassendes Know-how beim Einsatz des TPS-Systems und des Database Publishing, sondern auch über die erforderliche Software und Basis-Programmierung, um die Systeme auch schnell für weitere Anwendungen umzusetzen.